Jika Anda sering bepergian ke luar kota, atau bahkan ke luar negeri, dan menginap di sebuah hotel, pasti sudah tidak asing lagi dengan istilah reservasi. Ini adalah salah satu proses penting yang harus dijalani sebelum Anda bisa bermalam di sebuah hotel atau villa. Selain untuk memesan kamar, reservasi juga bisa digunakan untuk memesan tiket transportasi, seperti pesawat, kereta api, bus, bahkan kapal laut.
Apa Itu Reservasi?
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) definisi tentang reservasi adalah proses, pembuatan, cara memesan (tempat, barang, dsb) untuk seseorang pada waktu tertentu. Kata reservasi sering digunakan dalam istilah-istilah sehubungan dengan ticketing (pemesanan tiket), perhotelan, transportasi, dan pemesanan tempat duduk di restoran atau tempat makan, atau di dunia kepariwisataan.
Selain KBBI, sejumlah ahli juga mengutarakan pendapatnya mengenai reservasi. Menurut Baker, Bradley, dan Huyton, reservasi dalam konteks sebagai hotel adalah memesan sebuah kamar yang dilakukan oleh seorang tamu.[1] Tipe kamar yang dipesan sudah ada, termasuk fasilitas di dalamnya dan secara jelas diuraikan untuk beberapa orang dalam periode waktu tertentu.
Manfaat Reservasi
- Bagi konsumen, dengan melakukan reservasi, bisa mendapatkan kepastian untuk memperoleh tempat, semisal kamar hotel.
- Dengan melakukan reservasi, konsumen juga dapat datang pada saat yang ditentukan dan langsung memperoleh tempat, termasuk ketika memesan tiket pesawat atau memesan kamar hotel.
- Konsumen dapat memperkirakan total biaya yang akan dikeluarkan, memudahkan mereka mendapatkan fasilitas.
- Bagi penyedia layanan, reservasi dapat memudahkan mereka untuk mempersiapkan semua keperluan tamu, menyiapkan fasilitas sebelum digunakan konsumen, serta mengetahui kapasitas tempat pada hari tertentu sehingga tidak akan tumpang-tindih dengan konsumen yang lain.
- Mempersiapkan segala fasilitas tambahan sesuai kebutuhan konsumen (misalnya kamar mandi khusus untuk orang dengan kebutuhan khusus, dsb).
Salah satu bagian penting pada kantor depan hotel adalah pada bagian reservasi karena banyak sedikitnya pemesanan kamar hotel sangat tergantung pada bagian ini.[2] Karena itu, pihak hotel tidak terlalu mengharapkan jumlah tamu yang sebanyak-banyaknya dari tamu yang datang langsung ke hotel (walk-in). Proses dalam penjualan kamar dinamakan proses menerima. Jadi, sebelum tamu datang langsung ke hotel, mereka harus terlebih dahulu melakukan reservasi agar bisa mendapatkan kepastian akan tersedianya kamar yang dipesan. Pemesanan kamar atau reservasi ini bisa dilakukan tamu pada beberapa hari maupun beberapa minggu sebelum kedatangan.
Tugas Reservation Staff
- Menjual produk hotel dengan cara melakukan teknik penjualan.
- Mempromosikan produk dan fasilitas hotel.
- Mempertahankan pengetahuan tentang produk dan pelayanan yang ada di hotel seperti harga & fasilitas promosi, harga khusus, dll.
- Menjalin hubungan yang baik dengan tamu serta mengantisipasi kebutuhan tamu.
- Mencatat dan memproses pemesanan yang dilakukan dengan berbagai macam media.
- Menerima pemesanan kamar yang ada dalam daftar tunggu (waiting list).
- Memproses perubahan pemesanan kamar.
- Mencatat metode pembayaran yang sudah diatur khusus untuk tamu rombongan dan konvensi.
- Melakukan tindakan pencegahan untuk menghindari tamu no show.
- Meminta persetujuan FOM atau finance manager untuk pemesanan kamar yang menginginkan pembayaran kredit.
- Membuat laporan reservasi.
- Mengarsip data pemesanan kamar secara akurat.
Dalam melakukan reservasi, tamu harus melalui beberapa proses atau tahapan. Biasanya, mereka harus menyiapkan tanggal pemesanan kamar atau tiket, jumlah orang yang akan memakai jasa, jumlah produk yang dipesan, nama atau identitas diri pemesan, dan cara pembayaran. Beberapa penyedia jasa juga ada yang mewajibkan pemesan membayar sejumlah uang muka (down payment).
Prosedur Reservasi
- Tanggal yang dipesan.
- Jumlah orang yang akan menggunakan jasa.
- Jumlah dan jenis produk yang diinginkan.
- Nama konsumen pengguna jasa.
- Nama dan kontak pemesan (yang dapat dihubungi untuk tindak lanjut informasi pemesanan).
- Nama perusahaan atau biro penyedia jasa.
- Alamat dan nomor telepon perusahaan.
- Cara pembayaran yang digunakan.
- Permintaan khusus konsumen.
Jika Anda ingin melakukan reservasi atau pemesanan, entah itu kamar hotel, tiket pesawat, atau seat restoran, bisa dilakukan langsung di lokasi penyedia jasa atau menghubungi nomor telepon yang tersedia. Saat ini, seiring dengan tren, reservasi juga bisa dilakukan via email dan melalui situs booking online yang jumlahnya makin berlimpah.
[1] Baker, Sue, Pam Bradley, Jeremy Huyton. 2000. Principles of Hotel Front Office Operations (2nd Edition). london: Continuum Wellington House, hlm. 63.
[2] Aprillia, Carrine Ayu, Endang Siti Astuti, Rizki Yudhi Dewantara. 2017. Analisis Sistem Informasi Reservasi Hotel (Studi pada Sistem Informasi Reservasi Dewarna Hotel Letjen Sutoyo Malang). Jurnal Administrasi Bisnis UB, Vol. 44(1): 111-117.
