Info Terbaru, Pengertian dan Contoh ‘Form Reservasi‘ Kamar Hotel




Reservasi Kamar Hotel - catking.in

Formulir  penginapan, atau yang lebih sering kita sebut dengan Form  , adalah sebuah formulir yang nantinya digunakan untuk mencatatkan data klien, seperti nama klien, jumlah  yang akan dipesan, hari pemesanan, dan data-data lainnya. Formulir seperti ini, bisa kita dapatkan terlebih dahulu di hotel ataupun .

Untuk saat ini, sebenarnya hanya sedikit sekali hotel atau penginapan yang menggunakan formulir untuk proses reservasinya. Kebanyakan penginapan modern sekarang sudah menggunakan teknologi canggih untuk proses reservasi. Bahkan, jika Anda ingin memesan kamar, sudah banyak sekali hotel menyediakan proses reservasi melalui aplikasi. Ini untuk mempermudah tamu penginapan dan menjadi salah satu fasilitas yang menarik bagi para pelanggannya.

Namun, jika Anda menemukan penginapan yang masih bergaya tradisional dan harus melakukan reservasi di , maka mereka akan menyediakan formulir. Formulir tersebut harus diisi minimal sehari sebelum bermalam. Selain itu, beberapa penginapan yang menyediakan formulir biasanya adalah penginapan kecil atau penginapan di daerah pedesaan.

Dengan mengisi formulir reservasi, pihak hotel akan mengetahui lebih detail kapan Anda menginap, berapa lama waktu menginap, dan berapa jumlah peralatan atau perlengkapan yang harus disediakan untuk tamunya. Selain itu, pihak hotel akan lebih mudah dalam mengawasi dan menjaga keamanan tamunya selama menginap.

Reservasi Kamar Hotel - www.hotellafayette.it
Reservasi Kamar Hotel – www.hotellafayette.it

Tidak hanya di Indonesia saja, Anda bisa menemukan hotel dengan formulir reservasi di luar negeri. Di beberapa negara, masih banyak juga hotel yang menyediakan formulir untuk tamu khususnya. Biasanya, formulir ini akan diberikan saat Anda ingin memesan kamar. Tidak perlu menunggu lama, setelah Anda mengisi formulir reservasi, Anda akan segera mendapatkan kunci hotel. Di luar negeri sendiri, formulir reservasi bagi tamu internasional juga perlu dilengkapi dengan fotokopi paspor. Ini sebagai salah satu bentuk keamanan bagi tamu dan pihak hotel.

Dengan mengisi formulir serta menyertakan fotokopi paspor, pihak hotel dapat mencegah berbagai macam tindakan kriminal. Seperti yang kita ketahui, semakin hari, jumlah imigran gelap juga semakin meningkat. Ini merupakan salah satu tindakan untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan dan menjaga agar tamu hotel dapat menginap dengan aman dan nyaman.

Dalam proses reservasi kamar, terdapat beberapa komponen formulir di antaranya Formulir Reservasi (Reservation Form), Slip Reservasi (Reservation Slip), Formulir Reservasi Berkelompok (Group Reservation Form), Form Penggantian Reservasi (Change Form), dan Form Pembatalan Reservasi (Cancellation Form).

Komponen Formulir Reservasi

  • Formulir Reservasi (Reservation Form), berfungsi untuk mencatat data yang dibutuhkan dari klien terkait pemesanan kamar. Ketika Anda menerima formulir tersebut, Anda harus mengisi formulir dengan data diri yang sesuai. Selain itu, saat Anda menginap di hotel tersebut, pastikan Anda tidak membawa hal-hal yang bersifat terlarang. Ini akan mempengaruhi proses reservasi Anda. 
  • Slip Reservasi (Reservation Slip), merupakan bentuk versi mini dari form reservasi yang selanjutnya akan disimpan di reservation rack. Untuk memudahkan pengelompokan tamu, Reservation Slip dibedakan atas 4 warna. Warna putih ditujukan untuk kategori pemesan tamu biasa, warna merah untuk kategori tamu VIP, warna hijau untuk kategori tamu yang melalui perantara  agentdan warna biru untuk kategori tamu yang datang secara berkelompok (group).
  • Formulir Reservasi Berkelompok (Group Reservation Form), bentuknya hampir sama dengan Form Reservasi biasa, hanya saja diperuntukkan bagi klien yang datang secara berkelompok (group). Jika Anda ingin menginap dalam rangka acara bersama dengan sanak saudara ataupun teman, ada baiknya Anda menggunakan formulir tersebut. Formulir jenis ini bisa Anda dapatkan jika Anda menginap dengan jumlah kamar banyak dan dengan jumlah penghuni lebih dari 5 orang per kamarnya.
  • FormPeenggantian Reservasi (Change Form / Amendment Form). Sangat penting bagi Anda untuk memikirkan tanggal atau hari pemesanan kamar. Anda bisa mengganti hari atau tanggal pemesanan jika salah dengan cara mengisi formulir tertentu yang disediakan pihak hotel, seperti jenis formulir penggantian reservasi. Form ini digunakan ketika ada tamu yang menginginkan penggantian reservasi, seperti penggantian hari, penggantian jenis atau jumlah kamar, dan lain-lain. 
  • Form Pembatalan Reservasi (Cancellation Form), digunakan untuk mencatat keterangan seputar pembatalan pemesanan kamar. Pembatalan yang dimaksud adalah pembatalan yang dilakukan sebelum tiba waktu kedatangan yang telah disepakati sebelumnya. Lalu, pihak hotel akan memberikan semacam kode atau nomor pembatalan reservasi kepada tamu sebagai bukti bahwa telah terjadi pembatalan reservasi.

    Form Reservasi - www.nathosp.com
    Form Reservasi – www.nathosp.com

Beberapa hotel biasanya telah menetapkan terkait dengan pembatalan reservasi kamar,misalnya pengembalian pembayaran akan dipotong 50% jika dilakukan setelah lewat pukul 18.00 di malam sebelum hari reservasi tiba. Jika telah terjadi pembatalan reservasi pemesanan kamar hotel, maka petugas reservasi akan melakukan beberapa hal berikut ini.

  1. Mengambil form reservasi yang telah terisi.
  2. Menanyakan alasan pembatalan reservasi pada klien.
  3. Membantu klien mengisi form pembatalan (Cancellation Form).
  4. Mencoret slip reservasi.
  5. Menghapus data klien pada tabel reservasi kamar.

Dalam sistem reservasi kamar hotel, terdapat 3 sistem yang biasa digunakan, yakni sistem manual, semi otomatis, dan full otomatis. Sistem manual masih menggunakan buku agenda untuk mendata seluruh informasi pemesanan kamar dan tidak menggunakan formulir atau alat lain sama sekali. Sistem semi otomatis biasanya memanfaatkan formulir dan peralatan yang masih sederhana (non-computing). Sementara, sistem full otomatis adalah sistem pemesanan kamar yang sudah menggunakan formulir serta menggunakan komputer untuk memproses dan menyimpan data klien.

[Almasshabur]

Lihat Juga:   Gili Escape Bungalow, Penginapan Pinggir Pantai Karang Gili Trawangan




2 Comments

  1. Mantab sekali.. terimakasih sudah berbagi pengetahuan tentang formulir reservasi hotel yang sangat bermanfaat ini. Salam sukses dari Putramatahari Outbound di Taman Wisata Matahari

Tinggalkan Balasan